每天都被一堆雜事逼得喘不過氣來？艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)是一個時間管理及任務管理的好方法。
「誰能清楚定義長期目標及短期目標的差別？ 特別是在無論何時，我們要面對的事務都是那麼緊急的時刻。我們常常把我們的注意力放在緊急的當下，卻忽略了那重要的未來。」
-第34任美國總統艾森豪於1961年的演說
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誰是艾森豪？
艾森豪是美國第34任總統(任期1953-1961)。在二戰期間，他更是美國的五星上將，統役重要戰事。他發現他每天都要要持續地面對許多任務，這讓他發明了這個世界聞名的管理學方法-艾森豪矩陣，幫助了許多了在緊急或是重要的事情上面，排列優先順序。 經由艾森豪發明的這套計畫、規劃優先順序、尋找代理及安排的方法，你將會看到該要做的事情，讓人更快達成目標，以及成為更有生產力的人。
如何使用艾森豪矩陣(Eisenhower Matrix)
艾森豪矩陣(又稱艾森豪決定矩陣-Eisenhower Decison Matrix)是一個容易卻又極端有效率的方法，讓人可以輕鬆管理任務以及時間規劃。 艾森豪矩陣基本上將活動分成4個優先等級，其中一項(不重要/不緊急)是可以立即取捨不做的事情，所以只剩下三個分類，值得你花注意力去執行它(如下圖)。
1.「重要」又「緊急」的事情
這是要排在最優先處理順序的事情。你必須要集中注意力，儘快地完成它(通常是要當日處理完成。
2.「重要」，但「不緊急」的事情
這些是長期的目標，或是那些重要但沒有立即性處理的任務。你應該要安排一個時間好好處理它們。通常「重要」又「緊急」的事情
處理完畢後，就要處理「重要」，但「不緊急」的事情。
3.「不重要」，卻「緊急」的事情
這些任務你可以找人代理，或是當你處理第一及第二優先順序後，再處理的事情。
4.「不重要」又「不緊急」的事情
這些事情放在「刪除」區塊，因為你應該要消除他們。這些是對大部份的人都是浪費時間的事情。
生活當中應用艾森豪矩陣
1.每天紀錄下來應做清單(to-do lists)
2.總是要問自己：什麼是最優先該做的事情？把這些事情放在第一及第二優先順序。
3.在前一天傍晚做好計畫，隔天清晨在檢視修正計畫內容。
4.請人代理的事物要持續追蹤進度
案例分享
在實際案例分析部分，我們將探討一些實際應用艾森豪矩陣的情況，以了解它如何協助個人或組織更有效地管理任務和時間。以下是一個示例：
實際案例：個人生活管理
Sarah 是一名忙碌的職業女性，同時也是一位母親。她經常感到自己無法有效地平衡工作、家庭和個人時間。她決定使用艾森豪矩陣來優化她的時間管理。
- 重要且緊急：這包括處理工作上的突發問題和孩子的突發需求。 Sarah 學會了更有效地應對這些情況，例如，保持通訊工具開啟以及建立應對計畫。
- 重要但不緊急：這部分包括家庭計劃、個人發展、和自我照顧。 Sarah 決定每週為自己預留一個小時，用於運動和閱讀，以提高她的健康和個人成長。
- 不重要但緊急：這裡有些打擾和無效率的活動，如社交媒體和無關重要的電子郵件。 Sarah 開始減少她在這些活動上花費的時間。
- 不重要且不緊急：這包括某些娛樂活動和時間浪費的習慣。 Sarah 試圖減少或完全避免這些無效率的活動。
通過使用艾森豪矩陣，Sarah 成功地改善了她的時間管理，更好地平衡了工作和家庭生活，同時有更多的時間用於個人發展和自我照顧。
實際案例：專案管理
John 是一名專案經理，他負責監督一個複雜的IT專案，其中有多個團隊和許多不同的任務。專案進度經常受到問題的影響，而 John 面臨時間不足的挑戰。John 開始使用艾森豪矩陣，以更好地管理專案。
- 重要且緊急：John 聚焦處理專案中的關鍵問題，以確保問題能夠及時解決，不會影響整個專案進度。
- 重要但不緊急：他投入更多時間進行專案計劃、風險管理和團隊培訓，以提前處理未來可能出現的問題。
- 不重要但緊急：John 減少了參與無關專案的會議和電子郵件，以減少分散注意力的情況。
- 不重要且不緊急：他優化了專案文件管理和報告生成的流程，減少了浪費的時間。
由於使用艾森豪矩陣，John 成功提高了專案的效率，減少了問題的影響，並確保專案按時交付，取得了卓越的專案管理成果。
這些案例和成功故事突顯了艾森豪矩陣如何幫助個人和專案在不同情境中更好地管理任務和時間，從而取得更好的成果。
搭配onenote來使用艾森豪矩陣
onenote是一個很方便的記事軟體，我自己面對繁瑣的工作，使用onenote才能夠記下大小事情。然而困擾人的是，常常做了緊急的事情，但重要的事情卻只剩一點點時間可以做，真是快要逼瘋人了。後來發現了艾森豪矩陣後，配合onenote可以輕鬆插入表格以及核取方塊，每日生活，不怕大小事情湧入，都能夠快意解決。
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